Hotell är mycket populära platser för möten av en rad skäl: de ligger vanligtvis på strategiska platser, lättillgängliga, kundinriktade, de kan erbjuda olika grader av avskildhet beroende på kundens behov, för att nämna några. Om du har ansvaret för att organisera ett möte på ett hotell, finns det en del saker du bör ta i beaktande, och vi ska ta en titt på några av dem här nedan.
Syfte med mötet
Om målet med mötet är att fokusera och komma på nya idéer, så är ett hotell med mycket distraktioner och sådant som en massa barer och span inte idealiskt. Å andra sidan, om syftet är team building eller belöning för hårt arbete, kanske ett sådant ställe kan passa bra. Möten som kräver mycket teknologisk anslutning kan också vara styrande för vilket hotell man väljer. Lantliga hotell brukar ha mindre tillförlitlighet och kvalitet vad gäller internetuppkoppling, jämfört med dem i stan, och detta kan bli ett problem om ditt möte är beroende av detta. Att ha ett hotell med ett displaysystem för konferenslokalerna istället för en fysisk tidbok kan t ex vara en rimlig antydan om kvaliteten på hotellet, samt huruvida det kan hantera just ditt mötes syfte.
Plats
Detta är vanligtvis bland de mest centrala överväganden man kan ställas inför. Var kommer dina deltagare ifrån? Om de flyger in, kan ett hotell nära flygplatsen vara bra för att minska resetiden. Om det ligger i stan, är det lämpligt med närhet till kollektiva färdmedel eller taxi. Plats är i många avseenden en nyckelfråga – detsamma gäller här. Ha deltagarnas behov i åtanke först och främst, och utgå därifrån när du hittar den ideala platsen.
Kommunikation med hotellet
Att upprätta en god kontakt med hotellet är ofta viktigt, särskilt för byggande av en långvarig professionell relation. Ofta är det mer komplicerat än att boka en svit online; det krävs ofta att man harvar på ett tag, för att kunna försäkra sig om att alla parter är införstådda med vad som gäller. Detta beror på dina behov, men normalt sett står hotell som förbinder sig till att tillgodose dina behov högre i anseende.
Adaptivt utrymme
Det finns många sorters
möten, med olika krav, från kapacitet till placering av stolar och olika
tekniska detaljer. Ett hotell som kan anpassa sina ytor efter dessa önskemål är
en vinnare. Ofta är det så beskaffat, att bättre hotell har större korridorer
eller utomhusutrymmen som kan skräddarsys för att möta ditt mötes specifika
behov, även med kort varsel.