Je kan je vergaderruimte makkelijk boeken en ongebruikte middelen vrij krijgen. Er zijn nog steeds organisaties die een kalendersysteem gebruiken die absoluut niet meer voldoen aan de technologische behoeften van tegenwoordig. Het lijkt een hele moeilijke opgave om een vergaderruimte te reserveren omdat alles nog handmatig gedaan moet worden. Door bestaande kalendersystemen uit te breiden wordt het makkelijker om hele reserveringen te doorlopen. Zo kan je ervoor zorgen dat alle betrokken partijen op de hoogte zijn van de reservering. Daarom is een vergaderruimte reserveringssysteem heel erg belangrijk.
Display screens
Het kan best wel lastig zijn wanneer je een vergaderruimte niet kan boeken wanneer je het dringend nodig hebt. Nog lastiger wanneer collega’s hun vergadering cancelen en er een vergaderruimte leeg blijft. Met een speciale display screen kan je ongebruikte vergaderruimten vrij maken. Het vergaderruimte reserveringssysteem laat gelijk zien of vergaderruimtes vrij zijn of al ge boekt zijn. Dat kan makkelijk met het aanraakscherm. Via het scherm kan je gelijk de beschikbare ruimtes reserveren.
Het niet aanwezig zijn hoeft niet meer
Met een eenvoudige methode kan je ervoor zorgen dat het niet komen opdagen voor een vergadering voorkomen kan worden. Dit kan je doen door een vergaderruimte reserveringssysteem te instaleren. Via dit systeem kan je aangeven dat je aanwezig zal zijn voor de vergadering. Mocht het voorkomen dat je vergeet om je vergadering te annuleren dan zal het systeem de status van de ruimte automatisch veranderen in ‘Available’. Op deze manier kunnen collega’s zien dat de ruimte vrij is en kunnen ze het gelijk reserveren.
Reserveren met het vergaderruimte reserveringssysteem
Is een vergaderruimte onbezet dan biedt dat de mogelijkheid voor anderen om het te gebruiken. Dat komt heel goed uit voor spontane boekingen. Heb je snel een vergaderruimte nodig om een call te maken of om te brainstormen met een collega dan kun je via het vergaderruimte reserveringssysteem de ruimte via het scherm gelijk boeken
Help deelnemers hun vergaderruimte te vinden
Het vergaderruimte reserveringssysteem kan je gebruiken voor recepties of verschillende etages. Op het systeem kan je dan zien waar actuele of geboekte vergaderingen aan de gang zijn of zullen zijn.